La función de Nombrar Series permite definir un prefijo para los nombres de los documentos. Por ejemplo, si una orden de venta tiene el prefijo «SO», la serie se generará como SO-00001, SO-00002, etc.
1. Establecer el valor actual
La función de Nombrar Series también ofrece una herramienta que permite establecer el Valor Actual para un prefijo específico. Esto suele ser necesario si ha comenzado a usar EspoCRM recientemente y tiene transacciones antiguas en el sistema anterior, y desea que la serie de numeración comience desde donde terminaba en el sistema anterior. Consideremos un escenario para comprender esto mejor.
Por ejemplo, supongamos que tiene 322 órdenes de venta creadas en su sistema anterior con SO00322 como el ID más alto. En EspoCRM, necesita que la primera orden de venta recoja el número 323 al guardarse. Para ello, debe configurar el valor actual de la serie de órdenes de venta en los siguientes pasos.
Vaya a la herramienta Nombrar series
Setup > System > Naming Series
Sección de la serie de actualizaciones
Seleccionar prefijo
Considerando nuestro escenario, el prefijo para la orden de venta será «SO».
Valor actual
Si actualmente tiene 12 órdenes de venta creadas en su cuenta, el valor actual actualizado será 12. Puede editar el Valor actual a 322 y luego hacer clic en Actualizar número de serie.
Con esta configuración, tendrá numeración para los nuevos pedidos de venta comenzando con #323.
2. Error debido al número de serie
Si recibe un error de nombre duplicado al guardar una transacción, por ejemplo, al guardar el precio del artículo, recibirá un error que dice:
Duplicate name Item Price RFD/00016
Este mensaje de error indica que, al guardar el precio del artículo, el sistema intenta asignar «RFD/00016» a ese registro. Sin embargo, descubre que el precio del artículo con este ID ya existe en el sistema.
Este error podría deberse a que el valor actual de la serie/prefijo del precio del artículo está alterado y no está sincronizado con el valor actual real. Si bien el valor actual real del precio del artículo podría ser 20 (o cualquier número mayor que 16), alguien ha establecido el valor actual de esta serie en 15.
Para confirmar el valor actual real de una serie en particular, debe verificar el informe del documento en cuestión (precio del artículo en este caso) y buscar el ID del precio del artículo con el valor más alto.
Supongamos que encontramos que el valor actual real para el precio del artículo es 22, entonces usted va a Nombrar serie y establece el Valor actual para el Prefijo/Serie del precio del artículo en 22 y actualiza el Número de serie.
Estas instrucciones se aplican a todos los documentos en EspoCRM para los cuales el usuario puede personalizar la Serie y su Valor Actual.
Consideremos otro escenario para comprender esto mejor. Al asignar un documento a otro usuario, el mensaje de error dice:
Duplicate name ToDo TDI00014286
Esto indica que el valor actual de la serie/prefijo de la tarea pendiente (TDI) ha sido alterado. Siga estos pasos para corregir el valor actual del prefijo TDI.
- Consulte el informe de tareas pendientes para conocer el valor de identificación de tarea pendiente más alto.
- Configuración >> Ajustes >> Nombrar series
- Consulte la sección B de la serie de actualizaciones
- Seleccionar el prefijo para la tarea «TDI»
- Asegúrese de que el número más alto de la tarea pendiente se actualice como Valor actual en la serie de nombres. De lo contrario, corrija el Valor actual y haga clic en «Actualizar numeración de series».