Puede sincronizar su cuenta de correo electrónico con EspoCRM para enviar y recibir correos electrónicos de EspoCRM.
Puede administrar varias cuentas de correo electrónico entrantes y salientes en EspoCRM. Debe haber al menos una cuenta de correo saliente y una de correo entrante predeterminadas. Si utiliza la nube de EspoCRM, nosotros configuramos el correo electrónico saliente predeterminado.
Para acceder a las cuentas de correo electrónico, vaya a:
Inicio > Configuración > Cuenta de correo electrónico
1. Requisitos previos
Antes de crear una cuenta de correo electrónico, necesita un dominio .
2. Cómo crear una cuenta de correo electrónico
- Vaya a la lista de cuentas de correo electrónico, haga clic en Nuevo.
- Introduce la dirección de correo electrónico con el dominio. Es necesario crear un dominio para crear una cuenta de correo electrónico. No es necesario crear un dominio si sincronizas el correo electrónico de ciertos proveedores.
- Introduzca la contraseña de la cuenta de correo electrónico.
- Guardar. Si las credenciales son correctas, la cuenta de correo electrónico se sincronizará.
2.1 Opciones adicionales al crear una cuenta de correo electrónico
- Usar un ID de inicio de sesión de correo electrónico diferente : Para usar un nombre de usuario y una contraseña de correo electrónico alternativos para acceder a esta cuenta. Por ejemplo, si tiene [email protected] y desea que los usuarios accedan a este correo electrónico con un ID de correo electrónico alternativo, deben marcar esta casilla. Los destinatarios verán [email protected] como remitente.
- Esperando contraseña : Si crea esta cuenta en nombre de otra persona y desconoce la contraseña, marque esta casilla. Cuando el otro usuario inicie sesión, se le solicitará que la introduzca.
- Usar codificación ASCII para la contraseña : al marcar esta opción, se utilizará la codificación ASCII para la contraseña.
3. Configuración de la cuenta de correo electrónico
3.1 Cuentas de correo electrónico predeterminadas
EspoCRM creará plantillas para varias cuentas de correo electrónico de forma predeterminada. No todas están habilitadas. Para habilitarlas, debe configurar datos válidos para la cuenta de correo electrónico.
Hay dos tipos de cuentas de correo electrónico: salientes y entrantes. Las cuentas de correo salientes utilizan un servicio SMTP para enviar correos electrónicos, que se recuperan de la bandeja de entrada mediante IMAP o POP. La mayoría de los proveedores de correo electrónico, como Gmail, Outlook o Yahoo, ofrecen estos servicios.
3.2 Cuentas de correo electrónico entrantes
Para configurar una cuenta de correo electrónico entrante, marque Habilitar entrante y configure su configuración POP3. Si utiliza un servicio de correo electrónico popular, esta estará predeterminada para usted.
Las siguientes opciones están disponibles para los correos electrónicos entrantes:
- Utilizar IMAP
- Utilice SSL
- Límite de archivos adjuntos
- Entrante predeterminado : si está marcado, todas las respuestas a su empresa (por ejemplo: [email protected] ) llegarán a esta cuenta.
- Opción de sincronización de correo electrónico : si desea sincronizar todos los correos electrónicos o solo los no vistos.
- Recuento de sincronización inicial : cantidad de correos electrónicos que se sincronizarán la primera vez.
Añadir correos electrónicos a documentos
Esta función crea documentos al enviar un correo electrónico a una cuenta específica. Por ejemplo, puede añadir «[email protected]» al tipo de documento «Evento». Al hacerlo, cada vez que se envíe un correo electrónico a «[email protected]» , el sistema creará un «Evento» para él. De igual forma, si vincula «[email protected]» , al enviar correos electrónicos a «[email protected]» , se creará un documento «Solicitante de empleo».
Habilitar vinculación automática en documentos vinculará correos electrónicos a documentos, para saber más haga clic aquí .
3.4 Cuentas de correo electrónico salientes
Todos los correos electrónicos enviados desde el sistema, ya sea por el usuario para contactar o vía notificaciones o vía correos electrónicos de transacciones, serán enviados desde una cuenta de correo electrónico saliente.
Para configurar una cuenta de correo electrónico saliente, marque Habilitar saliente y configure la configuración de su servidor SMTP. Si utiliza un servicio de correo electrónico popular, esta estará predeterminada para usted.
Las siguientes opciones están disponibles para los correos electrónicos salientes:
- Utilice TLS
- Puerto
- Deshabilitar la autenticación del servidor SMTP
- Agregar firma : la firma predeterminada se agrega al final de cada correo electrónico.
- Saliente predeterminado : se enviarán notificaciones y correos electrónicos masivos desde este servidor saliente.
- Utilice siempre la dirección de correo electrónico de la cuenta como remitente : la dirección de correo electrónico de esta cuenta se mencionará como remitente de los correos electrónicos salientes.
- Enviar mensaje de cancelación de suscripción en un correo electrónico : envía un enlace para cancelar la suscripción a los correos electrónicos enviados desde esta cuenta.
- Seguimiento del estado del correo electrónico : Compruebe si el destinatario ha abierto su correo. Tenga en cuenta que, si envía el correo a varios destinatarios, incluso si uno de ellos lo lee, se considerará «Abierto».
- Habilitar respuesta automática : si está habilitado, ingrese un mensaje de respuesta automática.
- Añadir correo saliente a la carpeta Enviados : Si utiliza servidores de correo personalizados como Zimbra o CPanel, SMTP no añadirá automáticamente los correos a la carpeta Enviados. Activar esta opción garantizará que todos los correos se añadan explícitamente a la carpeta Enviados de la cuenta.
- Usar SSL para correos salientes : Usar SSL como estándar para correos salientes. El puerto predeterminado es el 465.
4. Cómo EspoCRM gestiona las respuestas
En EspoCRM, al enviar un correo electrónico a un contacto como cliente, el remitente será el usuario que lo envió. En la propiedad «Responder a» , la dirección de correo electrónico será la de la cuenta de correo entrante predeterminada (como [[email protected]](mailto:[email protected])). EspoCRM extraerá automáticamente estos correos electrónicos de la cuenta de correo entrante y los etiquetará en la comunicación correspondiente.
Nota para quienes implementan sus propios correos: Para el correo saliente, debe configurar su propio servidor SMTP o registrarse en un servicio de retransmisión SMTP como mandrill.com o sendgrid.com, que permite enviar un mayor número de correos transaccionales. Los servicios de correo electrónico tradicionales como Gmail limitan el número de correos electrónicos al día.